Odoo 19 Community : Firmenbuch et vérification d'adresse pour les clients autrichiens – notre module open source partner_firmenbuch_at

Quiconque fait des affaires en Autriche connaît ces questions : la raison sociale et l'adresse de mon nouveau client sont-elles correctes ? L'entreprise figure-t-elle toujours au Firmenbuch, ou est-elle en liquidation ? Une procédure d'insolvabilité a-t-elle été ouverte contre un client que je livre depuis deux ans ? Les réponses se trouvent dans le Firmenbuch du ministère de la Justice, mais presque personne n'y regarde régulièrement. Dans Odoo, le contact est créé une fois, puis il vieillit.

Nous avons développé pour cela le module Firmenbuch pour partenaires (partner_firmenbuch_at). Il relie les contacts Odoo au Firmenbuch et au registre officiel des adresses du BEV. Il est écrit pour Odoo 19 et disponible gratuitement sur GitHub, en tant que logiciel libre sous licence LGPL-3 :

github.com/Alex0176/odoo-partner-firmenbuch-at

Le problème : des données de base que personne ne maintient

Un contact dans Odoo est généralement créé dans l'urgence : un nom, une adresse approximative, peut-être un numéro de TVA. Cela suffit pour le premier devis. Cela ne suffit pas pour des factures dont l'adressage doit être juridiquement correct, et encore moins pour s'apercevoir que quelque chose a changé chez le client. En pratique, quatre lacunes apparaissent :

• Données de base incomplètes. Le numéro du Firmenbuch, le tribunal et la forme juridique manquent presque toujours, car la recherche est un travail manuel.
• Orthographes erronées. Raison sociale sans forme juridique, fautes de frappe dans la rue ou la localité, code postal inversé. On ne s'en aperçoit que lorsque le courrier revient.
• Aucune surveillance. Si un tribunal ouvre une procédure d'insolvabilité ou si un client dissout sa société, Odoo n'en sait rien. Le service commercial continue de livrer sur facture.
• Sources dispersées. Le Firmenbuch, les comptes annuels et le registre d'adresses se trouvent à des endroits différents. Pour les consulter, on copie les données à la main entre des fenêtres de navigateur.

Ce que fait le module

1. Les nouvelles entreprises sont recherchées. Lorsqu'un contact est créé en tant qu'entreprise (pays Autriche ou vide), le module effectue en quelques minutes une recherche dans le Firmenbuch. S'il y a exactement un résultat, les champs vides sont complétés : rue, code postal, localité, pays, numéro du Firmenbuch, tribunal et forme juridique.
2. Les écarts sont proposés, jamais écrasés. Si le contact contient autre chose que le registre, une proposition de modification est créée, qu'un collaborateur valide champ par champ.
3. Recherche dans le Firmenbuch depuis le contact. Dans l'onglet Firmenbuch, la recherche trouve des entreprises par leur nom, même lorsque la correspondance automatique n'était pas univoque.
4. Surveillance quotidienne. Le module interroge chaque jour les entreprises et les actes qui ont changé dans le registre, et vérifie les clients concernés. En outre, chaque entreprise est entièrement revérifiée à intervalles paramétrables.
5. Niveaux d'alerte. Les procédures d'insolvabilité et d'assainissement ouvertes (d'après les faits juridiques du registre), la liquidation, la radiation, des fonds propres négatifs et un faible taux de fonds propres sont détectés et rendus visibles sur le contact.
6. Vérification d'adresse. Les adresses autrichiennes sont vérifiées localement par rapport au registre officiel des adresses de l'Office fédéral de métrologie et de topographie (BEV).
7. Données du registre sur le contact. Le tribunal, la forme juridique, les gérants et les faits juridiques figurent dans l'onglet Firmenbuch. Ils reflètent le registre et sont mis à jour directement.
8. Notifications uniquement en interne. Tous les messages vont dans le canal Discuss interne Firmenbuch et dans le chatter du contact. Une vérification portant sur de nombreuses entreprises génère un seul message groupé au lieu d'un par entreprise. Le module n'envoie jamais rien aux clients.

Des propositions plutôt que l'écrasement

Les données officielles ne sont pas automatiquement les meilleures pour votre activité : peut-être le contact contient-il volontairement l'adresse de livraison, peut-être un nom abrégé est-il en usage. C'est pourquoi le module ne modifie jamais de lui-même les valeurs existantes. Il ne complète que les champs vides et crée une proposition en cas d'écart.

Sous Contacts → Firmenbuch → Propositions Firmenbuch, vous voyez pour chaque champ la valeur actuelle et la valeur du registre. Laissez décochés les champs que vous ne souhaitez pas reprendre. Avec Appliquer la sélection, seuls les champs cochés sont écrits ; avec Refuser, la proposition expire. Une nouvelle proposition remplace les anciennes propositions ouvertes du même contact, afin qu'aucune valeur périmée ne soit appliquée.

Alertes : insolvabilité, liquidation, bilan

Le module distingue trois niveaux :

• Sans anomalie : rien à signaler.
• Avertissement (jaune) : le registre contient des inscriptions valides relatives à une liquidation, une dissolution, une cessation d'activité, une radiation ou une fusion, l'entreprise est marquée comme radiée, ou une ancienne procédure d'insolvabilité a été levée au cours des dernières années (valeur par défaut trois ans, paramétrable). Ou bien les comptes annuels font apparaître des fonds propres négatifs, un taux de fonds propres inférieur à 8 % (valeur par défaut inspirée du § 23 URG, paramétrable), une perte annuelle ou une baisse du chiffre d'affaires de 25 % ou plus.
• Critique (rouge) : une procédure d'insolvabilité, de faillite ou d'assainissement est ouverte et n'a pas encore été levée, ou une demande a été rejetée faute d'actifs suffisants pour couvrir les frais. Ce dernier cas est considéré comme une cessation de paiements.

Une bannière colorée apparaît sur le contact, une indication dans la liste des contacts, et la recherche propose des filtres pour Alerte Firmenbuch et Firmenbuch critique. Lorsqu'un client devient critique, le commercial responsable (à défaut l'administrateur) reçoit une activité Firmenbuch : vérifier le client, et le canal Firmenbuch reçoit un message.

Faits juridiques. Dans le registre, les procédures d'insolvabilité ne figurent pas dans le texte de l'entreprise, mais sous forme de faits juridiques avec date, numéro de dossier et tribunal. Le module les lit, rattache l'ouverture et la levée au même numéro de dossier et les affiche sur le contact sous forme de liste. Ainsi, une procédure levée n'est plus qu'une information après quelques années, tandis qu'une procédure en cours est rouge.

Comptes annuels. Si le dernier bilan annuel est disponible au format XML, le module en extrait les fonds propres, le résultat annuel, le total du bilan et le chiffre d'affaires, et calcule le taux de fonds propres, l'évolution du chiffre d'affaires et la catégorie de taille selon le § 221 UGB (y compris les micro-entreprises). Les petites sociétés n'ont pas à publier leur chiffre d'affaires ; le module n'en affiche alors aucun. Leur résultat est déduit du bénéfice du bilan moins le report à nouveau et signalé comme estimation. Les noms de postes recherchés sont paramétrables, car le XML est structuré différemment selon le formulaire.

Vérification d'adresse avec le registre d'adresses du BEV

Le BEV met le registre des adresses à disposition sous forme de données ouvertes (Adresse Relationale Tabellen – Stichtagsdaten, nouvelle date de référence deux fois par an, utilisation gratuite avec mention de la source). Le module télécharge l'extrait via le service officiel INSPIRE-ATOM, environ 120 Mo pour quelque 2,5 millions d'adresses, et l'importe dans ses propres tables allégées.

Ensuite, chaque adresse d'entreprise autrichienne comportant une rue est vérifiée localement lors de sa création et à chaque modification : code postal, rue, numéro de maison, localité et Land. Aucune adresse n'est envoyée à un service. Le résultat apparaît sous forme d'indicateur sous l'adresse :

• Valide : l'adresse existe telle quelle dans le registre.
• Numéro de maison inconnu : la rue et la localité sont correctes, le numéro non.
• Correction proposée : faute de frappe dans la rue ou la localité, code postal erroné. La correction est disponible sous forme de proposition.
• Introuvable : le registre ne connaît pas cette adresse.

Un Land vide est complété directement. Les adresses de contact privées (type Adresse privée) ne sont pas vérifiées. La mention de source © Österreichisches Adressregister, Stichtagsdaten vom … figure dans les paramètres avec la date de référence actuelle. La mise à jour a lieu chaque semaine, mais ne télécharge que si le BEV a publié une date de référence plus récente.

Mise en œuvre technique

L'accès au registre

Le ministère de la Justice propose le Firmenbuch via les FBW-WebServices (HVD) sur JustizOnline sous forme d'interface SOAP. L'accès est gratuit, mais nécessite une clé API que l'on demande avec ID Austria sous Informationsweiterverwendung. La clé est transmise dans l'en-tête HTTP X-API-KEY. Le module utilise directement le service, sans scraping d'écran.

Le client models/firmenbuch_client.py est du pur Python sans dépendance à Odoo. Il connaît les requêtes SUCHEFIRMAREQUEST, AUSZUG_V2_REQUEST, SUCHEURKUNDEREQUEST, URKUNDEREQUEST ainsi que VERAENDERUNGENFIRMAREQUEST et VERAENDERUNGENURKUNDEREQUEST. Il peut ainsi être testé avec des réponses enregistrées. Les requêtes sont envoyées à 0,3 seconde d'intervalle, les requêtes de modifications par blocs de sept jours.

Exploitation de l'extrait

De l'extrait, seules les inscriptions encore valides sont utilisées (attribut AUFRECHT différent de false). Le nom provient de l'indicateur de données FI_DKZ02, l'adresse de FI_DKZ03, le siège de FI_DKZ06 et la forme juridique de FI_DKZ07. S'y ajoutent le tribunal, l'adresse web, les personnes habilitées à représenter la société et les faits juridiques. Pour le niveau d'alerte, les textes de toutes les inscriptions valides sont parcourus à la recherche de mots-clés paramétrables :

DEFAULT_CRITICAL = "Konkursverfahren, Insolvenzverfahren, Sanierungsverfahren, Konkurs eröffnet, ..."
DEFAULT_WARNING  = "Liquidation, aufgelöst, Auflösung, Abwicklung, Löschung, gelöscht, Verschmelzung, in Liqu."

L'avantage de la recherche par mots-clés : elle fonctionne indépendamment du champ dans lequel le registre consigne une opération. L'inconvénient figure dans la section Limites.

Surveillance

Le module crée trois actions planifiées :

• Rechercher les nouvelles entreprises (toutes les 10 minutes, jusqu'à 20 contacts par exécution). En outre, la recherche est déclenchée immédiatement lors de la création.
• Surveiller les entreprises (chaque jour à 04h30). Interroge les entreprises et actes modifiés depuis la dernière exécution (30 jours en arrière au maximum), vérifie les clients concernés, puis jusqu'à 50 clients dont la dernière vérification remonte à plus longtemps que le délai paramétré. Chaque entreprise est enregistrée dans sa propre transaction, afin qu'une erreur ne fasse pas perdre les résultats précédents. Le résultat de l'exécution arrive dans le canal sous forme d'un message groupé.
• Mettre à jour le registre des adresses (chaque semaine à 03h15).

Sans clé API, les deux premières se terminent immédiatement. Une somme de contrôle par entreprise évite que des extraits inchangés soient réévalués.

Le registre des adresses

Les données du BEV se trouvent dans trois tables (bev.locality, bev.street, bev.address) avec un index sur le code postal, le code de rue et le numéro de maison. L'importation s'effectue via COPY dans une transaction ; les tables sont donc remplacées en une seule étape. Les numéros de maison sont normalisés selon la graphie du registre (51-55, 12a). Avec les numéros de maison, les tables occupent environ 400 Mo dans la base de données. Si vous ne le souhaitez pas, désactivez Vérifier les numéros de maison et vous vous contenterez d'environ 150 000 lignes.

Ce que le service réel nous a appris

Un module qui n'a été vérifié qu'avec des réponses de test écrites par soi-même n'est pas encore considéré comme terminé. C'est pourquoi nous avons testé le client avant la publication sur le service réel, avec la clé de notre propre entreprise. Plusieurs écarts par rapport à nos hypothèses sont apparus, que nous avons corrigés :

• Uniquement l'information succincte. Avec cette clé, l'extrait ne peut être obtenu que dans la portée information succincte. Le service rejette les requêtes en information complète. Dans la version 1.0.0, l'exécution quotidienne les demandait encore à tort ; la version 1.1.0 corrige cela. Parmi les personnes, le module ne reprend que les noms des gérants habilités à représenter la société ; les associés et les adresses de personnes ne sont pas lus.
• Rue et numéro de maison séparés. L'adresse arrive sous forme de STRASSE et HAUSNUMMER dans des éléments distincts, et non en un seul texte. Le module assemble les deux.
• Tribunal dans l'exécution. Le tribunal compétent ne figure pas dans la partie entreprise, mais dans le dernier bloc VOLLZ de l'extrait.
• Entreprises radiées. Une entreprise radiée se reconnaît à un attribut (MIT_FIRMA_GELOESCHT_DURCH_VNR) et non à un texte. Le module en tire le constat Entreprise radiée, qui déclenche un avertissement.
• Le nom de l'entreprise n'est pas le terme de recherche. La recherche compare le début du nom. « Muster GmbH » ne trouve rien si le registre écrit « Muster Gesellschaft m.b.H. » ; les entreprises en liquidation portent « in Liqu. » dans leur nom, et le nom du contact contient parfois encore &. Le module répète donc la recherche sans la forme juridique et compare les noms sans les variantes d'écriture de la forme juridique, sans caractères HTML et sans le suffixe « in Liqu. ». Un résultat unique n'est repris que si son nom commence comme celui du contact.
• Modifications d'actes sans numéro de Firmenbuch. La liste des actes modifiés ne contient qu'une clé. Le numéro de Firmenbuch (sans lettre de contrôle) se trouve au début de cette clé. Le module rattache ainsi les modifications aux clients.

Pour chacun de ces points, il existe désormais un test automatisé avec une réponse reconstituée.

Le test sur notre propre fichier clients

Après la version 1.1.0, nous avons éprouvé le module sur notre propre fichier clients. D'abord, seule une recherche de noms en lecture a été exécutée, puis l'affectation des résultats univoques. Rien n'a été modifié sans égard pour les valeurs existantes : les champs vides ont été complétés, les écarts attendent une validation sous forme de propositions, et aucun e-mail n'est parti. Le résultat, sans citer d'entreprises individuelles :

• 438 contacts d'entreprises avec statut client en Autriche ou sans pays ont été recherchés.
• 138 d'entre eux ont été rattachés sans ambiguïté au Firmenbuch. 18 autres avaient une correspondance de nom univoque, mais une autre adresse dans le registre (déménagement ou entreprise homonyme), et sont donc restés intacts. 2 noms sont ambigus.
• Environ 280 n'ont pas été trouvés ou seulement partiellement. Il s'agit de particuliers, d'entreprises individuelles, d'entreprises étrangères, de contacts qui n'indiquent qu'une marque ou une localité, et d'entreprises dont le nom dans le contact diffère de l'inscription, par exemple parce qu'une autre forme juridique y figure. Pour eux, il reste la recherche Firmenbuch manuelle.
• 63 propositions de modification ont été générées, le plus souvent pour la rue et le numéro de maison (graphie) et le pays.
• 66 avertissements, aucun niveau critique. 36 entreprises sont marquées comme radiées dans le registre (dont 9 également en liquidation), 2 avaient une procédure d'insolvabilité désormais levée et, pour 42, les comptes annuels ont attiré l'attention : faible taux de fonds propres, perte ou baisse du chiffre d'affaires. Une entreprise radiée n'est pas automatiquement un client perdu, mais c'est une occasion de vérifier l'adresse et le destinataire de la facture.

Deux enseignements : un fichier clients issu d'une activité réelle est un bien meilleur test que n'importe quelle réponse reconstituée. Nous y avons trouvé des erreurs dans la recherche de noms, corrigées dans la version 1.1.1 (voir ci-dessus). Et le taux de correspondance dépend fortement du soin apporté au nommage des contacts : si vous écrivez la raison sociale telle que le registre la tient, vous serez trouvé de manière fiable.

Installation et configuration

Prérequis : Odoo 19.0 avec les applications standard Contacts et Discuss, le paquet Python requests (présent dans toute installation Odoo) et un accès HTTPS sortant vers justizonline.gv.at et data.bev.gv.at. Le module n'a aucune dépendance en dehors des applications standard ; il n'entraîne donc l'installation d'aucun autre module.

1. Placer le dossier partner_firmenbuch_at dans l'addons_path, actualiser la liste des applications et installer le module, sur les systèmes de production de préférence d'abord sur une base de test.
2. Le module crée le canal Discuss Firmenbuch (utilisateurs internes) et y inscrit tous les administrateurs. Les trois actions planifiées sont également créées.
3. Demander une clé API : JustizOnline (ID Austria), Informationsweiterverwendung, API FBW.
4. Paramètres → Firmenbuch : saisir la clé et Tester la connexion. Choisir ensuite le canal, les options, les mots-clés et les codes de postes.

odoo-bin -c /etc/odoo/odoo.conf -d <datenbank> -i partner_firmenbuch_at --stop-after-init

Important sur les systèmes de production : la première exécution de la mise à jour du registre des adresses démarre automatiquement la nuit suivant l'installation, à 03h15, et télécharge environ 120 Mo. Ensuite, tous les contacts autrichiens sont vérifiés ; les anomalies apparaissent sous forme de propositions et d'un message dans le canal. Si vous ne le souhaitez pas, désactivez au préalable l'action planifiée Registre des adresses (BEV) : mettre à jour ou désactivez Vérifier les adresses autrichiennes dans les paramètres.

Importations en masse : importez avec les clés de contexte fb_no_lookup=True et bev_no_check=True. Sinon, chaque entreprise autrichienne importée serait mise en file pour une interrogation du registre (20 toutes les dix minutes) et chaque adresse vérifiée lors de sa création.

Protection des données : ce que le module envoie, et à qui

• Données personnelles : les noms des gérants sont des données à caractère personnel, même s'ils sont publics dans le registre. Le module ne les enregistre que pour entretenir la relation commerciale. Si vous ne le souhaitez pas, supprimez le champ ou ne l'utilisez pas.
• Firmenbuch : seuls le nom ou le numéro de Firmenbuch des contacts marqués comme entreprise (sans société parente, pays Autriche ou vide) sont envoyés à justizonline.gv.at, avec la clé API. Les particuliers et les interlocuteurs d'une entreprise ne sont jamais envoyés.
• Registre des adresses : seul l'extrait public est téléchargé. Les adresses des clients ne quittent pas le système.
• Aucun e-mail aux clients : les messages vont au canal interne, dans le chatter et, sous forme d'activité, aux collaborateurs.
• Clé : la clé API n'est visible que des administrateurs.

Le Firmenbuch est un registre public. La réutilisation des données est soumise aux conditions de l'Informationsweiterverwendung de JustizOnline.

Tests

Le module est livré avec 18 tests automatisés. Ils fonctionnent avec des réponses de registre reconstituées et un extrait d'adresses miniature, et n'ont donc besoin ni de clé API ni de réseau :

• Normalisation du numéro de Firmenbuch
• Exploitation de l'extrait (nom, adresse, tribunal, gérants, entreprise radiée, les inscriptions non valides sont ignorées)
• Comparaison de noms : variantes d'écriture de la forme juridique, « in Liqu. », caractères HTML, aucune correspondance pour une entreprise étrangère
• Comptes annuels : fonds propres, résultat, total du bilan
• Une nouvelle entreprise est trouvée, les champs vides sont complétés, les écarts sont proposés, la proposition est appliquée partiellement
• Surveillance : une procédure d'insolvabilité ouverte place le niveau sur critique et génère l'activité, une procédure levée donne un avertissement, les interlocuteurs ne sont pas vérifiés séparément
• Les modifications d'actes sont rattachées via la clé
• Sans clé API, rien n'est interrogé
• Vérification d'adresse par rapport à l'extrait miniature

odoo-bin -d <testdatenbank> -i partner_firmenbuch_at \
         --test-enable --test-tags=/partner_firmenbuch_at --stop-after-init

La traduction allemande se trouve dans i18n/de.po.

Limites et mention juridique

• Un résultat est une indication, pas un renseignement juridique. Le statut est déduit de mots-clés dans des inscriptions valides du registre. Consultez vous-même le registre avant de décider d'un crédit ou de conditions de livraison.
• Détection d'insolvabilité vérifiée uniquement sur des cas reconstitués. Le module reconnaît les procédures à des mots figurant dans le texte libre des faits juridiques (ouverture, levée, plan d'assainissement confirmé, faute d'actifs). Nous avons reconstitué leur format d'après un véritable extrait du registre, mais nous n'avions pas de véritable cas d'insolvabilité à disposition lors du développement. Une formulation inhabituelle peut donc passer inaperçue. Le module ne remplace pas le fichier officiel des édits (Ediktsdatei).
• Comptes annuels uniquement en XML. Les dépôts au format PDF seul sont ignorés. Pour de très petites sociétés, le bilan peut avoir été déposé sous forme abrégée, sans les chiffres que lit le module.
• Uniquement l'Autriche. Les entreprises étrangères ne sont pas interrogées. Les sites web des entreprises ne figurent pas dans le registre et ne sont pas complétés.
• Affectation automatique uniquement en cas de résultat univoque. S'il existe plusieurs entreprises portant le même nom, un message dans le canal invite à utiliser la recherche Firmenbuch manuelle.
• Les interfaces peuvent changer. Le module dépend des services du BMJ et du BEV. Si le point d'accès, le schéma ou le flux ATOM changent, une mise à jour peut devenir nécessaire.
• Testé pour Odoo 19. Développé et testé pour Odoo 19.0 Community. Nous ne l'avons pas vérifié pour d'autres versions. Cet article ne constitue pas un conseil juridique.

Questions fréquentes

L'accès au registre est-il payant ?

À notre connaissance, non : les FBW-WebServices pour l'Informationsweiterverwendung sont gratuits, mais nécessitent une clé API que vous demandez via JustizOnline. Font foi les conditions actuelles du ministère de la Justice.

Les données de contact existantes sont-elles écrasées ?

Non. Le module ne remplit que les champs vides. Les valeurs divergentes sont créées sous forme de proposition qu'un collaborateur valide champ par champ.

Mes clients remarquent-ils quelque chose de la vérification ?

Non. Tous les messages vont au canal interne, au chatter du contact et, sous forme d'activité, aux collaborateurs. Le module n'envoie aucun e-mail aux clients.

Les gérants ou les associés sont-ils enregistrés ?

Les noms des gérants habilités à représenter la société, oui (champ Gérant dans l'onglet Firmenbuch) ; les associés et les adresses de personnes, non. Traitez les noms comme des données à caractère personnel.

Combien de nos clients le module trouve-t-il ?

Cela dépend du fichier clients. Chez nous, il s'agissait de 138 contacts d'entreprises sur 438 (environ un tiers). Le reste comprend des particuliers, des entreprises individuelles, des entreprises étrangères et des contacts dont le nom ne correspond pas à la raison sociale. Les chiffres figurent dans la section Le test sur notre propre fichier clients.

Puis-je trouver un client sans numéro de Firmenbuch ?

Oui. L'onglet Firmenbuch comporte le bouton Recherche Firmenbuch avec une recherche par nom. Le module n'enregistre automatiquement que si exactement une entreprise correspond. Sinon, vous choisissez vous-même le résultat.

Qu'en est-il des entreprises en Allemagne ou en Suisse ?

Elles ne sont pas interrogées. Le module ne considère que les contacts dont le pays est l'Autriche ou sans pays.

De quelle capacité de stockage la vérification d'adresse a-t-elle besoin ?

Avec les numéros de maison, environ 400 Mo dans la base de données et, lors de l'importation, environ 120 Mo d'espace disque temporaire. Sans vérification des numéros de maison, environ 150 000 lignes suffisent.

Et si je ne veux que le Firmenbuch et pas de vérification d'adresse ?

Désactivez Vérifier les adresses autrichiennes dans les paramètres et désactivez l'action planifiée pour le registre des adresses. Rien ne sera alors téléchargé.

Sous quelle licence le module est-il distribué ?

Sous LGPL-3. Vous pouvez l'utiliser, l'adapter et le redistribuer. Les erreurs et suggestions d'amélioration sont les bienvenues sous forme d'issue dans le dépôt GitHub .

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Situation au 3 novembre 2026. Version du module 19.0.1.1.1. Les données d'exemple des illustrations sont choisies librement et ne correspondent à aucune entreprise réelle.