Odoo 19 Community: Registrul Comerțului și verificarea adreselor pentru clienții austrieci – modulul nostru open source partner_firmenbuch_at

Cine face afaceri în Austria cunoaște întrebările: se potrivesc denumirea firmei și adresa noului meu client? Mai figurează firma în Registrul Comerțului (Firmenbuch) sau este în lichidare? S-a deschis o procedură de insolvență împotriva unui client pe care îl aprovizionez de doi ani? Răspunsurile se află în Firmenbuch-ul Ministerului Justiției, dar aproape nimeni nu verifică regulat. În Odoo, contactul este creat o singură dată, iar apoi se învechește.

Pentru aceasta am dezvoltat modulul Firmenbuch pentru parteneri (partner_firmenbuch_at). El conectează contactele Odoo cu Firmenbuch și cu registrul oficial de adrese al BEV. Este scris pentru Odoo 19 și este disponibil gratuit pe GitHub ca software liber sub licența LGPL-3:

github.com/Alex0176/odoo-partner-firmenbuch-at

Problema: date de bază pe care nu le întreține nimeni

Un contact în Odoo apare de obicei sub presiunea timpului: nume, adresă aproximativă, poate un cod UID. Acest lucru este suficient pentru prima ofertă. Nu este suficient pentru facturi, care trebuie adresate corect din punct de vedere juridic, și cu atât mai puțin pentru a observa că s-a schimbat ceva la client. În practică apar patru lacune:

• Date de bază incomplete. Numărul din Firmenbuch, instanța și forma juridică lipsesc aproape întotdeauna, deoarece căutarea este muncă manuală.
• Scrieri greșite. Denumirea firmei fără forma juridică, greșeli de tastare în stradă sau localitate, cod poștal inversat. Acest lucru se observă abia când corespondența se întoarce.
• Lipsa monitorizării. Dacă o instanță deschide o procedură de insolvență sau un client își dizolvă societatea, Odoo nu află nimic despre asta. Echipa de vânzări continuă să livreze pe credit.
• Surse dispersate. Firmenbuch, situațiile financiare anuale și registrul de adrese se află în locuri diferite. Cine vrea să le verifice copiază manual date între ferestrele de browser.

Ce face modulul

1. Firmele noi sunt căutate. Dacă cineva creează un contact ca firmă (țara Austria sau necompletată), modulul caută în câteva minute în Firmenbuch. Dacă există exact un rezultat, câmpurile goale sunt completate: stradă, cod poștal, localitate, țară, număr Firmenbuch, instanță și formă juridică.
2. Abaterile sunt propuse, niciodată suprascrise. Dacă în contact figurează altceva decât în registru, se creează o propunere de modificare, pe care un angajat o aprobă pe câmpuri.
3. Căutare în Firmenbuch la contact. În fila Firmenbuch, căutarea găsește firme după nume, chiar dacă rezultatul automat nu a fost univoc.
4. Monitorizare zilnică. Modulul interoghează zilnic ce firme și acte s-au modificat în registru și verifică clienții afectați. În plus, la intervale configurabile, fiecare firmă este reverificată complet.
5. Niveluri de avertizare. Procedurile de insolvență și de reorganizare deschise (din faptele juridice ale registrului), lichidarea, radierea, capitalul propriu negativ și o rată scăzută a capitalului propriu sunt detectate și făcute vizibile la contact.
6. Verificarea adreselor. Adresele austriece sunt verificate local în registrul oficial de adrese al Oficiului Federal pentru Metrologie și Cartografie (BEV).
7. Datele din registru la contact. Instanța, forma juridică, administratorii și faptele juridice se află în fila Firmenbuch. Ele reflectă registrul și sunt actualizate direct.
8. Notificări doar intern. Toate mesajele merg în canalul intern Discuss Firmenbuch și în chatter-ul contactului. O verificare a mai multor firme generează un singur mesaj colectiv, în loc de câte unul pe firmă. Modulul nu trimite niciodată nimic către clienți.

Propuneri în loc de suprascriere

Datele oficiale nu sunt automat datele mai bune pentru afacerea dumneavoastră: poate că în contact figurează intenționat adresa de livrare, poate că s-a introdus un nume scurt. De aceea modulul nu modifică niciodată de la sine valorile existente. Completează doar câmpurile goale și, în caz de abateri, creează o propunere.

La Contacte → Firmenbuch → Propuneri Firmenbuch vedeți, pe câmp, valoarea actuală și valoarea din registru. Câmpurile pe care nu doriți să le preluați le lăsați debifate. Cu Preia selecția se scriu doar câmpurile bifate, cu Respinge propunerea expiră. O propunere nouă înlocuiește propunerile deschise mai vechi ale aceluiași contact, pentru ca să nu se aplice valori învechite.

Avertizări: insolvență, lichidare, bilanț

Modulul distinge trei niveluri:

• Fără probleme: nu este nimic de raportat.
• Avertizare (galben): în registru există înscrieri valabile privind lichidarea, dizolvarea, încetarea activității, radierea sau fuziunea, firma este marcată ca radiată sau o procedură de insolvență anterioară a fost închisă în ultimii ani (implicit trei ani, configurabil). Sau situația financiară anuală arată capital propriu negativ, o rată a capitalului propriu sub 8 % (valoare implicită inspirată de § 23 URG, configurabilă), o pierdere anuală sau o scădere a cifrei de afaceri de 25 % sau mai mult.
• Critic (roșu): o procedură de insolvență, faliment sau reorganizare este deschisă și încă neînchisă, sau o cerere a fost respinsă din lipsă de active care să acopere costurile. Aceasta din urmă se consideră insolvabilitate.

La contact apare un banner colorat, în lista de contacte o mențiune, iar în căutare există filtre pentru Avertizare Firmenbuch și Firmenbuch critic. Dacă un client devine critic, vânzătorul responsabil (în lipsă, administratorul) primește o activitate Firmenbuch: verificare clienți, iar canalul Firmenbuch primește un mesaj.

Fapte juridice. Procedurile de insolvență nu figurează în registru în textul firmei, ci ca fapte juridice cu dată, număr de dosar și instanță. Modulul le citește, asociază deschiderea și închiderea aceluiași număr de dosar și le afișează la contact sub formă de listă. Astfel, o procedură închisă rămâne după câțiva ani doar informație, iar una în curs este roșie.

Situații financiare anuale. Dacă ultima situație financiară anuală este disponibilă ca XML, modulul extrage capitalul propriu, rezultatul anului, totalul bilanțului și cifra de afaceri și calculează rata capitalului propriu, variația cifrei de afaceri și clasa de mărime conform § 221 UGB (inclusiv microîntreprinderi). Societățile mici nu trebuie să publice cifra de afaceri, caz în care modulul nu afișează niciuna. Rezultatul lor îl deduce din profitul bilanțier minus profitul reportat și îl marchează ca estimare. Denumirile pozițiilor căutate sunt configurabile, deoarece XML-ul este structurat diferit în funcție de formular.

Verificarea adreselor cu Registrul de adrese BEV

BEV pune la dispoziție registrul de adrese ca date deschise (Adresse Relationale Tabellen – Stichtagsdaten, o nouă dată de referință de două ori pe an, utilizabil gratuit cu indicarea sursei). Modulul descarcă extrasul prin serviciul oficial INSPIRE ATOM, circa 120 MB cu aproximativ 2,5 milioane de adrese, și îl importă în tabele proprii, suple.

Apoi, fiecare adresă de firmă austriacă cu stradă este verificată local la creare și la fiecare modificare: cod poștal, stradă, număr, localitate și land. Nicio adresă nu este trimisă către vreun serviciu. Rezultatul apare ca indicator sub adresă:

• Valid: adresa există în registru exact așa.
• Număr necunoscut: strada și localitatea se potrivesc, numărul nu.
• Corecție propusă: greșeli de tastare în stradă sau localitate, cod poștal greșit. Corecția este disponibilă ca propunere.
• Negăsit: registrul nu cunoaște această adresă.

Un land necompletat este completat direct. Adresele private de contact (tip Adresă privată) nu sunt verificate. Menționarea sursei © Österreichisches Adressregister, Stichtagsdaten vom … figurează în setări, cu data de referință curentă. Actualizarea rulează săptămânal, dar descarcă doar dacă BEV a publicat o dată de referință mai nouă.

Implementare tehnică

Accesul la registru

Ministerul Justiției oferă Firmenbuch prin FBW-WebServices (HVD) pe JustizOnline, ca interfață SOAP. Accesul este gratuit, dar necesită o cheie API, care se solicită cu ID Austria la Informationsweiterverwendung. Cheia este transmisă în antetul HTTP X-API-KEY. Modulul folosește serviciul direct, fără screen scraping.

Clientul models/firmenbuch_client.py este Python pur, fără dependență de Odoo. Cunoaște interogările SUCHEFIRMAREQUEST, AUSZUG_V2_REQUEST, SUCHEURKUNDEREQUEST, URKUNDEREQUEST, precum și VERAENDERUNGENFIRMAREQUEST și VERAENDERUNGENURKUNDEREQUEST. Datorită acestui fapt poate fi testat cu răspunsuri salvate. Cererile sunt trimise la intervale de 0,3 secunde, interogările de modificări în blocuri de șapte zile.

Interpretarea extrasului

Din extras se folosesc doar înscrierile încă valabile (atributul AUFRECHT nu este false). Numele provine din indicatorul de date FI_DKZ02, adresa din FI_DKZ03, sediul din FI_DKZ06 și forma juridică din FI_DKZ07. La acestea se adaugă instanța, adresa web, persoanele cu drept de reprezentare și faptele juridice. Pentru nivelul de avertizare, textele tuturor înscrierilor valabile sunt căutate după cuvintele-cheie configurabile:

DEFAULT_CRITICAL = "Konkursverfahren, Insolvenzverfahren, Sanierungsverfahren, Konkurs eröffnet, ..."
DEFAULT_WARNING  = "Liquidation, aufgelöst, Auflösung, Abwicklung, Löschung, gelöscht, Verschmelzung, in Liqu."

Avantajul verificării după cuvinte-cheie: funcționează indiferent în ce câmp ține registrul o operațiune. Dezavantajul este descris în secțiunea Limite.

Monitorizare

Modulul creează trei acțiuni programate:

• Căutarea firmelor noi (la fiecare 10 minute, până la 20 de contacte pe rulare). În plus, se declanșează imediat la creare.
• Monitorizarea firmelor (zilnic la 04:30). Interoghează firmele și actele modificate de la ultima rulare (cel mult 30 de zile în urmă), verifică clienții afectați și apoi până la 50 de clienți a căror ultimă verificare este mai veche decât termenul setat. Fiecare firmă este salvată într-o tranzacție proprie, pentru ca o eroare să nu piardă rezultatele anterioare. Rezultatul rulării ajunge în canal ca un singur mesaj colectiv.
• Actualizarea registrului de adrese (săptămânal la 03:15).

Fără cheie API, primele două revin imediat. O sumă de control pe firmă împiedică reinterpretarea extraselor neschimbate.

Registrul de adrese

Datele BEV se află în trei tabele (bev.locality, bev.street, bev.address) cu un index pe cod poștal, cod de stradă și număr. Importul rulează prin COPY într-o tranzacție, deci tabelele sunt înlocuite dintr-un singur pas. Numerele sunt normalizate în grafia registrului (51-55, 12a). Cu numere, tabelele ocupă circa 400 MB în baza de date. Cine nu dorește acest lucru dezactivează Verificarea numerelor și se descurcă cu aproximativ 150.000 de rânduri.

Ce ne-a învățat serviciul real

Un modul verificat doar cu răspunsuri de test scrise de noi înșine nu este încă considerat finalizat. De aceea am verificat clientul înainte de publicare pe serviciul real, cu cheia firmei noastre. Au ieșit la iveală mai multe abateri de la ipotezele noastre, pe care le-am remediat:

• Doar informația scurtă. Extrasul poate fi obținut cu această cheie doar în volumul Informație scurtă. Cererile cu Informație completă sunt respinse de serviciu. În versiunea 1.0.0, rularea zilnică le solicita încă greșit, versiunea 1.1.0 remediază acest lucru. Din persoane, modulul preia doar numele administratorilor cu drept de reprezentare; asociații și adresele persoanelor nu sunt citite.
• Strada și numărul separate. Adresa vine ca STRASSE și HAUSNUMMER în elemente separate, nu ca un singur text. Modulul le îmbină.
• Instanța în executare. Instanța competentă nu se află în partea de firmă, ci în ultimul bloc VOLLZ al extrasului.
• Firme radiate. O firmă radiată se recunoaște după un atribut (MIT_FIRMA_GELOESCHT_DURCH_VNR) și nu după un text. Modulul face din aceasta constatarea Firmă radiată, care declanșează o avertizare.
• Numele firmei nu este cuvântul de căutare. Căutarea compară începutul numelui. „Muster GmbH” nu găsește nimic dacă registrul scrie „Muster Gesellschaft m.b.H.”; firmele în lichidare poartă „in Liqu.” în nume, iar în numele contactului mai apare uneori &. De aceea modulul repetă căutarea fără forma juridică și compară numele fără variantele de scriere ale formei juridice, fără caractere HTML și fără mențiunea „in Liqu.”. Un singur rezultat este preluat doar dacă numele său începe cu cel al contactului.
• Modificări de acte fără număr Firmenbuch. Lista actelor modificate conține doar o cheie. Numărul Firmenbuch (fără litera de control) se află la începutul acestei cheii. Modulul asociază modificările clienților prin intermediul ei.

Pentru fiecare dintre aceste puncte există acum un test automat cu un răspuns reconstituit.

Testul pe propria bază de clienți

După versiunea 1.1.0 am încercat modulul pe propria noastră bază de clienți. Mai întâi a rulat doar o căutare de nume în mod citire, apoi asocierea rezultatelor univoce. Nu s-a modificat nimic fără a ține seama de valorile existente: câmpurile goale au fost completate, abaterile așteaptă aprobarea ca propuneri și nu a plecat niciun e-mail. Rezultatul, fără a numi firme individuale:

• 438 de contacte de firmă cu statut de client din Austria sau fără țară au fost căutate.
• 138 dintre acestea au fost asociate univoc în Firmenbuch. Alte 18 aveau un rezultat univoc după nume, dar o altă adresă în registru (mutare sau firmă cu același nume) și de aceea au rămas neatinse. 2 nume sunt ambigue.
• Aproximativ 280 nu le-am găsit sau le-am găsit doar parțial. Sunt persoane private, întreprinderi individuale, firme străine, contacte care menționează doar o marcă sau o localitate și firme al căror nume în contact diferă de înscriere, de exemplu pentru că acolo figurează o altă formă juridică. Pentru ele rămâne Căutarea în Firmenbuch manuală.
• 63 de propuneri de modificare au rezultat, în mare parte pentru stradă și număr (grafie) și pentru țară.
• 66 de avertizări, niciun nivel critic. 36 de firme sunt marcate în registru ca radiate (9 dintre ele și în lichidare), 2 au avut o procedură de insolvență între timp închisă, iar la 42 a atras atenția situația financiară anuală: rată scăzută a capitalului propriu, pierdere sau scădere a cifrei de afaceri. O firmă radiată nu este automat un client pierdut, dar este un motiv să verificați adresa și destinatarul facturii.

Două concluzii: o bază de clienți dintr-o activitate reală este un test mult mai bun decât orice răspuns reconstituit. Am găsit astfel erori în căutarea după nume, remediate în versiunea 1.1.1 (vezi mai sus). Iar rata de potrivire depinde puternic de cât de îngrijit sunt denumite contactele: cine scrie denumirea firmei exact așa cum o ține registrul va fi găsit în mod fiabil.

Instalare și configurare

Cerințe: Odoo 19.0 cu aplicațiile standard Contacte și Discuss, pachetul Python requests (prezent în orice instalare Odoo) și acces HTTPS de ieșire către justizonline.gv.at și data.bev.gv.at. Modulul nu are nicio dependență în afara aplicațiilor standard, deci nu aduce după sine alte module.

1. Puneți directorul partner_firmenbuch_at în addons_path, actualizați lista de aplicații și instalați modulul, pe sistemele de producție de preferat mai întâi pe o bază de date de test.
2. Modulul creează canalul Discuss Firmenbuch (utilizatori interni) și îi înscrie pe toți administratorii. În plus, apar cele trei acțiuni programate.
3. Solicitați cheia API: JustizOnline (ID Austria), Informationsweiterverwendung, API FBW.
4. Setări → Firmenbuch: introduceți cheia și Testați conexiunea. Apoi alegeți canalul, opțiunile, cuvintele-cheie și codurile de poziție.

odoo-bin -c /etc/odoo/odoo.conf -d <datenbank> -i partner_firmenbuch_at --stop-after-init

Important pe sistemele de producție: prima rulare a actualizării registrului de adrese pornește automat în noaptea de după instalare, la 03:15, și descarcă circa 120 MB. Apoi sunt verificate toate contactele austriece; anomaliile apar ca propuneri și ca un mesaj în canal. Cine nu dorește acest lucru dezactivează în prealabil acțiunea programată Registrul de adrese (BEV): actualizare sau dezactivează Verificarea adreselor austriece în setări.

Importuri în masă: importați cu cheile de context fb_no_lookup=True și bev_no_check=True. Altfel, fiecare firmă austriacă importată ar fi programată pentru o interogare în registru (20 la zece minute), iar fiecare adresă ar fi verificată la creare.

Protecția datelor: ce trimite modulul și cui

• Date cu caracter personal: numele administratorilor sunt date cu caracter personal, chiar dacă figurează public în registru. Modulul le stochează doar pentru a întreține relația de afaceri. Cine nu dorește acest lucru șterge câmpul sau nu îl folosește.
• Firmenbuch: Doar numele sau numărul Firmenbuch al contactelor marcate ca firmă (fără firmă părinte, țara Austria sau necompletată) este trimis către justizonline.gv.at, împreună cu cheia API. Persoanele private și persoanele de contact ale unei firme nu sunt niciodată trimise.
• Registrul de adrese: Se descarcă doar extrasul public. Adresele clienților nu părăsesc sistemul.
• Fără e-mailuri către clienți: mesajele merg către canalul intern, în chatter și ca activitate către angajați.
• Cheia: cheia API este vizibilă doar administratorilor.

Firmenbuch este un registru public. Reutilizarea datelor este supusă condițiilor privind reutilizarea informațiilor ale JustizOnline.

Teste

Modulul vine cu 18 teste automate. Ele lucrează cu răspunsuri de registru reconstituite și cu un extras de adrese în miniatură și, de aceea, nu au nevoie nici de cheie API, nici de rețea:

• Normalizarea numărului Firmenbuch
• Interpretarea extrasului (nume, adresă, instanță, administrator, firmă radiată, înscrierile nevalabile sunt ignorate)
• Compararea numelor: variante de scriere ale formei juridice, „in Liqu.”, caractere HTML, niciun rezultat pentru o firmă străină
• Situația financiară anuală: capital propriu, rezultat, total bilanț
• Firma nouă este găsită, câmpurile goale sunt completate, abaterile sunt propuse, propunerea este aplicată parțial
• Monitorizare: o procedură de insolvență deschisă setează nivelul pe critic și generează activitatea, o procedură închisă duce la o avertizare, persoanele de contact nu sunt verificate separat
• Modificările de acte sunt asociate prin cheie
• Fără cheie API nu se interoghează nimic
• Verificarea adreselor în extrasul în miniatură

odoo-bin -d <testdatenbank> -i partner_firmenbuch_at \
         --test-enable --test-tags=/partner_firmenbuch_at --stop-after-init

Traducerea în limba germană se află în i18n/de.po.

Limite și notă juridică

• Un rezultat este o indicație, nu o informație juridică. Statutul este dedus din cuvinte-cheie din înscrierile valabile ale registrului. Verificați singur registrul înainte de a decide asupra creditului sau a condițiilor de livrare.
• Detectarea insolvenței verificată doar cu cazuri reconstituite. Modulul recunoaște procedurile după cuvinte din textul liber al faptelor juridice (deschidere, închidere, plan de reorganizare confirmat, din lipsă de active). Formatul lor l-am reconstituit după un extras real din registru, dar în timpul dezvoltării nu am avut la îndemână un caz real de insolvență. O formulare neobișnuită poate fi deci omisă. Modulul nu înlocuiește Ediktsdatei oficial.
• Situații financiare anuale doar ca XML. Depunerile exclusiv în PDF sunt omise. La societăți foarte mici, bilanțul poate fi depus în formă prescurtată, fără cifrele pe care le citește modulul.
• Doar Austria. Firmele străine nu sunt interogate. Site-urile web ale firmelor nu figurează în registru și nu sunt completate.
• Asociere automată doar la rezultat univoc. Dacă există mai multe firme cu același nume, un mesaj din canal solicită Căutarea în Firmenbuch manuală.
• Interfețele se pot schimba. Modulul depinde de serviciile BMJ și BEV. Dacă se schimbă endpoint-ul, schema sau feed-ul ATOM, poate fi necesară o actualizare.
• Testat pentru Odoo 19. Dezvoltat și testat pentru Odoo 19.0 Community. Pentru alte versiuni nu l-am verificat. Articolul nu reprezintă consultanță juridică.

Întrebări frecvente

Costă accesul la registru ceva?

Din informațiile noastre, nu: FBW-WebServices pentru reutilizarea informațiilor sunt gratuite, dar necesită o cheie API, pe care o solicitați prin JustizOnline. Sunt determinante condițiile actuale ale Ministerului Justiției.

Se suprascriu datele de contact existente?

Nu. Modulul înscrie doar în câmpurile goale. Valorile diferite sunt create ca propunere, pe care un angajat o aprobă pe câmpuri.

Observă clienții mei ceva din această verificare?

Nu. Toate mesajele merg către canalul intern, în chatter-ul contactului și ca activitate către angajați. Modulul nu trimite e-mailuri către clienți.

Sunt stocați administratorii sau asociații?

Numele administratorilor cu drept de reprezentare da (câmpul Administrator din fila Firmenbuch), asociații și adresele persoanelor nu. Tratați numele ca date cu caracter personal.

Câți dintre clienții noștri găsește modulul?

Depinde de baza de clienți. La noi au fost 138 din 438 de contacte de firmă (circa o treime). Restul sunt persoane private, întreprinderi individuale, firme străine și contacte al căror nume nu corespunde denumirii firmei. Cifrele se află în secțiunea Testul pe propria bază de clienți.

Pot găsi un client fără număr Firmenbuch?

Da. Fila Firmenbuch are butonul Căutare în Firmenbuch, cu căutare după nume. Modulul înscrie automat doar dacă se potrivește exact o firmă. Altfel, alegeți singur rezultatul.

Cum rămâne cu firmele din Germania sau Elveția?

Acestea nu sunt interogate. Modulul se uită doar la contactele cu țara Austria sau fără țară.

Cât spațiu de stocare necesită verificarea adreselor?

Cu numere, circa 400 MB în baza de date și, la import, circa 120 MB spațiu temporar pe disc. Fără verificarea numerelor sunt suficiente circa 150.000 de rânduri.

Ce fac dacă vreau doar Firmenbuch și nu verificarea adreselor?

Dezactivați Verificarea adreselor austriece în setări și dezactivați acțiunea programată pentru registrul de adrese. Atunci nu se descarcă nimic.

Sub ce licență este modulul?

Sub LGPL-3. Îl puteți folosi, adapta și distribui. Erorile și propunerile de îmbunătățire sunt binevenite ca issue în repository-ul GitHub .

Asistență din partea Biricon IT Services

Administrăm instalări Odoo pentru întreprinderi mici și mijlocii: de la implementare, prin personalizări și migrări, până la funcționarea curentă. Dacă doriți să păstrați curate datele de bază ale clienților din Odoo, să recunoașteți mai devreme riscurile de bonitate sau să verificați un modul ca acesta și să-l puneți în siguranță în instanța dumneavoastră de producție, vă sprijinim cu plăcere. Alte dezvoltări proprii găsiți în blogul nostru, de exemplu Seturi de produse în ofertă ca secțiune și Web RBL, lista de blocare pentru traficul de atac.

Contactați-ne acum

Situație la: 3 noiembrie 2026. Versiunea modulului 19.0.1.1.1. Datele de exemplu din figuri sunt alese liber și nu sunt firme reale.