Facturile electronice fac parte din contabilitatea modernă
Digitalizarea contabilității continuă să avanseze. Formatele de facturi electronice sunt de mult mai mult decât un fișier PDF trimis prin e-mail.
O adevărată factură electronică conține date structurate care pot fi prelucrate automat de sistemele de contabilitate și ERP.
Cu noul nostru proiect open source pentru Odoo 19 Community dorim să abordăm exact acest aspect.
Am dezvoltat mai multe extensii pe care le punem gratuit la dispoziția comunității Odoo.
Proiectul este disponibil public pe GitHub:
Odoo 19 Invoice E-Files pe GitHub
Accentul nostru cade în special pe Austria, dar o parte a soluției este interesantă și pentru companiile din afara Austriei.
Trei module pentru facturi electronice
În prezent, proiectul este alcătuit din trei componente esențiale:
- ebInterface 6.1 pentru Austria
- ZUGFeRD pentru facturi electronice
- transmitere automată către e-Rechnung.gv.at
Astfel reunim, într-un singur proiect open source pentru Odoo 19 Community, diverse cerințe legate de facturile electronice.
ebInterface 6.1 – formatul austriac de factură
Un punct central al dezvoltării noastre este ebInterface 6.1.
ebInterface este formatul standard austriac pentru facturi electronice structurate.
Modulul nostru
l10n_at_ebinterface
generează, dintr-o factură de client sau o notă de credit din Odoo, un XML ebInterface 6.1 corespunzător.
Astfel, între altele, informațiile relevante din factura Odoo sunt transferate în structura XML:
- Emitentul facturii
- Destinatarul facturii
- Pozițiile facturii
- Taxe
- Informații de plată
- Date bancare
- Datele facturii
Fișierul XML generat este asociat direct cu factura.
De ce am dezvoltat un modul propriu pentru aceasta?
În timpul dezvoltării am constatat că pentru Odoo 19 Community nu există în prezent niciun modul corespunzător în nucleul Odoo sau în OCA pentru standardul nativ austriac ebInterface.
Tocmai aici am vrut să intervenim.
În loc să dezvoltăm o soluție austriacă doar pentru propria noastră instalare, am realizat-o ca modul open source de sine stătător.
Astfel, și restul comunității Odoo poate beneficia de ea.
ZUGFeRD automat cu fiecare factură
Al doilea punct central al proiectului nostru este ZUGFeRD.
ZUGFeRD combină o factură PDF cu o factură XML structurată.
Rezultatul este o așa-numită factură hibridă: pentru om, factura rămâne lizibilă ca PDF, în timp ce software-ul poate evalua automat datele structurate ale facturii conținute în ea.
În principiu, Odoo 19 oferă deja suport pentru ZUGFeRD, respectiv CII.
În practică există însă anumite limitări.
Modulul nostru
account_invoice_zugferd_ebinterface_auto
intervine tocmai aici.
ZUGFeRD nu mai este doar o opțiune
Ne-am dorit un flux cât mai automatizat.
Pentru o factură de client trimisă, nu se mai verifică mai întâi dacă clientul respectiv a fost configurat individual pentru ZUGFeRD.
În schimb, ZUGFeRD este utilizat automat pentru facturile de client și notele de credit.
În plus, XML-ul ebInterface generat este atașat ca parte a facturii.
Astfel rezultă un proces continuu:
Factură Odoo → PDF → factură electronică structurată → trimitere
fără ca utilizatorul să fie nevoit să efectueze pași suplimentari la fiecare factură.
Astfel închidem și lacune din Odoo 19 Community
La implementare am întâlnit câteva particularități ale implementării din Odoo 19.
Printre altele, în exportatorul CII există dependențe care, în afara anumitor instalări specifice unor țări, pot duce la probleme.
Modulul nostru remediază mai multe dintre aceste limitări practice.
Acestea includ, printre altele:
- câmpuri lipsă pentru perioadele de venituri amânate (Deferred Revenue)
- restricția specifică unor țări a conversiei PDF/A-3
- date bancare lipsă sau nesetate la facturile existente
Astfel, ZUGFeRD ar trebui să poată fi utilizat în mod fiabil și de companiile din afara constelațiilor de țări prevăzute inițial.
e-Rechnung.gv.at – transmitere directă către statul austriac
A treia componentă este deosebit de interesantă pentru companiile care emit facturi către autorități contractante publice.
Cu
l10n_at_erechnung_gv_at
o factură ebInterface poate fi transmisă direct către serviciul web austriac e-Rechnung.gv.at.
Astfel, simpla emitere a facturilor devine un proces electronic de facturare automatizat.
Fluxul poate arăta, de exemplu, astfel:
Crearea facturii în Odoo
↓
Generarea XML-ului ebInterface
↓
Trimiterea facturii
↓
Transmiterea automată a ebInterface către e-Rechnung.gv.at
Astfel, un proces altfel manual este integrat direct în Odoo.
Transmitere automată doar pentru clienții necesari
Transmiterea către e-Rechnung.gv.at nu este activată la grămadă pentru fiecare client.
În schimb, ea poate fi activată la clientul austriac respectiv.
Pentru aceasta se înregistrează datele necesare, precum
- Numărul furnizorului
- Grupul de achiziții / numărul filialei
- Referința comenzii
la client.
Modulul verifică totodată dacă sunt îndeplinite condițiile pentru activare.
Mod de test și mod productiv
Pentru e-Rechnung.gv.at se poate alege între un mediu de test și unul productiv.
Datele de acces la serviciul web USP se înregistrează în setările Odoo.
Astfel, integrarea poate fi pregătită mai întâi într-un mediu de test, înainte de a fi utilizată pentru trimiterea productivă a facturilor.
Automatizare în loc de muncă suplimentară
Scopul nostru la dezvoltare nu a fost să oferim contabilului și mai multe butoane.
Dimpotrivă.
Ideea este:
Cât mai puțină muncă manuală.
O factură este creată în Odoo.
Formatele structurate necesare sunt generate automat.
La trimitere, fișierele corespunzătoare sunt atașate automat.
Iar pentru clienții austrieci configurați corespunzător, factura poate fi transmisă în plus automat către e-Rechnung.gv.at.
Tocmai această automatizare face diferența dintre un simplu export de fișiere și o soluție de facturare electronică cu adevărat integrată.
Calitatea datelor nu este pur și simplu ascunsă
Un aspect important al implementării noastre este însă și următorul:
O factură electronică poate fi cel mult la fel de bună ca datele din care este generată.
De aceea nu încercăm să înlocuim în tăcere datele obligatorii lipsă cu valori oarecare.
Dacă, de exemplu, lipsesc informații obligatorii pentru ZUGFeRD sau ebInterface, Odoo trebuie să atragă atenția utilizatorului asupra lor.
Acestea includ, de exemplu:
- țara lipsă la client
- informații fiscale lipsă la pozițiile facturii
- date bancare lipsă
După părerea noastră, acest lucru este mai bine decât să trimitem o factură electronică generată formal, dar incorectă din punct de vedere al conținutului.
Open source pentru comunitatea Odoo
Și acest proiect îl punem la dispoziție gratuit, ca open source.
De ce?
Pentru că și noi beneficiem de software open source.
Odoo Community oferă o bază excelentă pentru ERP, contabilitate și procese de întreprindere. Dacă în munca de zi cu zi ne lipsește o funcție, o dezvoltăm.
Iar dacă soluția poate fi interesantă și pentru alte companii, o punem la dispoziția comunității.
Pentru noi, aceasta înseamnă open source trăit în practică.
Accent austriac – dar nu doar pentru Austria
Proiectul are un accent clar austriac.
ebInterface și e-Rechnung.gv.at sunt interesante în special pentru companiile austriece.
Suportul ZUGFeRD, în schimb, este relevant și pentru companiile din afara Austriei.
Prin urmare, proiectul nu este exclusiv o soluție austriacă.
Tocmai combinația dintre datele de factură structurate și un document PDF/A-3 generat automat poate fi interesantă și pentru alte instalări Odoo.
Pentru Odoo 19 Community
Modulele au fost dezvoltate pentru Odoo 19 Community.
Repository-ul conține în prezent:
- l10n_at_ebinterface
- account_invoice_zugferd_ebinterface_auto
- l10n_at_erechnung_gv_at
Modulele depind unele de altele, astfel încât, în funcție de cazul de utilizare, trebuie instalate doar componentele necesare.
Contribuția noastră la comunitate
Nu vedem acest proiect ca pe un software comercial finalizat, ci ca pe o contribuție la dezvoltarea comunității Odoo.
Poate că cineva are nevoie doar de ebInterface.
Poate că o altă companie are nevoie de ZUGFeRD.
Poate că o companie trebuie să trimită regulat facturi către autorități contractante publice prin e-Rechnung.gv.at.
În toate cele trei cazuri, proiectul nostru poate oferi o bază.
Iar pentru că codul sursă este disponibil deschis, fiecare utilizator poate verifica, adapta și dezvolta mai departe soluția.
Open source înseamnă: să devenim mai buni împreună
Suntem convinși că open source oferă un mare avantaj tocmai în cazul sistemelor ERP.
Companiile au cerințe diferite.
O soluție care funcționează perfect pentru o companie poate fi nevoie să fie adaptată pentru alta.
Cu un cod sursă deschis, acest lucru este posibil.
De aceea ne bucurăm de:
- Feedback
- Bug Reports
- Propuneri de îmbunătățire
- Pull Requests
- alte cazuri de utilizare acceptate
O soluție bună pentru comunitate nu apare neapărat la primul commit.
Ea apare prin dezvoltarea ulterioară de către mulți utilizatori și dezvoltatori.
Utilizați proiectul gratuit
Întregul cod sursă este disponibil public pe GitHub:
GitHub – Odoo 19 Invoice E-Files
Acolo se găsesc și informațiile de instalare și documentația fiecărui modul.
Pentru integrarea serviciului web austriac e-Rechnung.gv.at este necesară suplimentar biblioteca Python Zeep.
Contribuția noastră la o lume Odoo deschisă
Cu acest proiect dorim să arătăm că și dezvoltările proprii mai mici pot crea valoare adăugată pentru o întreagă comunitate.
Am dezvoltat inițial modulele pentru a rezolva cerințe concrete.
Acum punem aceste soluții gratuit la dispoziția tuturor utilizatorilor Odoo 19 Community.
Astfel, dintr-o dezvoltare individuală poate deveni o soluție a comunității.
Odoo 19. Open source. Facturi electronice. Austria. Și gratuit pentru comunitate.
Tocmai pentru aceasta am publicat acest proiect.