Elektronische facturen horen bij moderne boekhouding
De digitalisering van de boekhouding gaat gestaag door. Elektronische factuurformaten zijn al lang meer dan een pdf-bestand dat per e-mail wordt verstuurd.
Een echte elektronische factuur bevat gestructureerde gegevens die automatisch door boekhoud- en ERP-systemen kunnen worden verwerkt.
Met ons nieuwe open-sourceproject voor Odoo 19 Community willen we precies hier op inspelen.
We hebben meerdere uitbreidingen ontwikkeld die we gratis ter beschikking stellen aan de Odoo Community.
Het project is openbaar beschikbaar op GitHub:
Odoo 19 Invoice E-Files op GitHub
Onze focus ligt daarbij met name op Oostenrijk, maar een deel van de oplossing is ook interessant voor bedrijven buiten Oostenrijk.
Drie modules voor elektronische facturen
Het project bestaat momenteel uit drie wezenlijke componenten:
- ebInterface 6.1 voor Oostenrijk
- ZUGFeRD voor elektronische facturen
- automatische verzending naar e-Rechnung.gv.at
Zo brengen we uiteenlopende vereisten rond elektronische facturen samen in één open-sourceproject voor Odoo 19 Community.
ebInterface 6.1 – het Oostenrijkse factuurformaat
Een zwaartepunt van onze ontwikkeling is ebInterface 6.1.
ebInterface is het Oostenrijkse standaardformaat voor gestructureerde elektronische facturen.
Onze module
l10n_at_ebinterface
genereert uit een klantfactuur of creditnota in Odoo een bijbehorende ebInterface-6.1-XML.
Daarbij worden onder meer de relevante gegevens uit de Odoo-factuur overgenomen in de XML-structuur:
- Factuurafzender
- Factuurontvanger
- Factuurregels
- Belastingen
- Betalingsgegevens
- Bankgegevens
- Factuurgegevens
Het gegenereerde XML-bestand wordt daarbij rechtstreeks aan de factuur gekoppeld.
Waarom hebben we hiervoor een eigen module ontwikkeld?
Tijdens de ontwikkeling hebben we vastgesteld dat er voor Odoo 19 Community momenteel geen overeenkomstige Odoo-coremodule of OCA-module beschikbaar is voor de Oostenrijkse native ebInterface-standaard.
Precies daar wilden we op inspelen.
In plaats van een Oostenrijkse oplossing alleen voor onze eigen installatie te ontwikkelen, hebben we die als zelfstandige open-sourcemodule uitgewerkt.
Zo kan ook de rest van de Odoo-community ervan profiteren.
ZUGFeRD automatisch bij elke factuur
Het tweede zwaartepunt van ons project is ZUGFeRD.
ZUGFeRD combineert een pdf-factuur met een gestructureerde XML-factuur.
Het resultaat is een zogeheten hybride factuur: voor mensen blijft de factuur leesbaar als pdf, terwijl software de bijgevoegde gestructureerde factuurgegevens automatisch kan verwerken.
Odoo 19 biedt in principe al ondersteuning voor ZUGFeRD of CII.
In de praktijk zijn er echter enkele beperkingen.
Onze module
account_invoice_zugferd_ebinterface_auto
zet daarom precies hier in.
ZUGFeRD niet langer slechts een optie
We wilden een zo geautomatiseerd mogelijk verloop.
Bij een verzonden klantfactuur wordt daarom niet eerst gecontroleerd of de betreffende klant individueel voor ZUGFeRD is geconfigureerd.
In plaats daarvan wordt ZUGFeRD automatisch gebruikt voor klantfacturen en creditnota's.
Daarnaast wordt de gegenereerde ebInterface-XML als onderdeel van de factuur meegestuurd.
Zo ontstaat een doorlopend proces:
Odoo-factuur → pdf → gestructureerde e-factuur → verzending
zonder dat de gebruiker bij elke factuur extra stappen hoeft uit te voeren.
We dichten daarbij ook hiaten in Odoo 19 Community
Bij de uitvoering zijn we op enkele bijzonderheden in de Odoo-19-implementatie gestuit.
Zo bestaan er onder meer afhankelijkheden in de CII-exporter die buiten bepaalde landeninstallaties tot problemen kunnen leiden.
Onze module verhelpt meerdere van deze praktische beperkingen.
Daartoe behoren onder meer:
- ontbrekende velden voor Deferred-Revenue-periodes
- de landspecifieke beperking van de PDF/A-3-conversie
- ontbrekende of niet ingestelde bankgegevens bij bestaande facturen
Zo moet ZUGFeRD ook voor bedrijven buiten de oorspronkelijk beoogde landenconstellaties betrouwbaar kunnen worden ingezet.
e-Rechnung.gv.at – rechtstreekse verzending naar de Oostenrijkse overheid
Het derde onderdeel is vooral interessant voor bedrijven die facturen sturen aan overheidsopdrachtgevers.
Met
l10n_at_erechnung_gv_at
kan een ebInterface-factuur rechtstreeks worden verzonden naar de Oostenrijkse e-Rechnung.gv.at-webservice.
Zo wordt van het louter opstellen van facturen een geautomatiseerd elektronisch factuurproces.
Het verloop kan bijvoorbeeld als volgt zijn:
Factuur aanmaken in Odoo
↓
ebInterface-XML genereren
↓
Factuur verzenden
↓
ebInterface automatisch naar e-Rechnung.gv.at verzenden
Zo wordt een anders handmatig proces rechtstreeks in Odoo geïntegreerd.
Automatische verzending alleen voor de klanten die dit nodig hebben
De verzending naar e-Rechnung.gv.at wordt niet voor elke klant algemeen geactiveerd.
In plaats daarvan kan ze worden geactiveerd bij de betreffende Oostenrijkse klant.
Hiervoor worden de benodigde gegevens, zoals bijvoorbeeld
- leveranciersnummer
- inkopersgroep / filiaalnummer
- opdrachtreferentie
bij de klant vastgelegd.
De module controleert daarbij ook of aan de voorwaarden voor activering is voldaan.
Test- en productieomgeving
Voor e-Rechnung.gv.at kan worden gekozen tussen een test- en productieomgeving.
De toegangsgegevens voor de USP-webservice worden vastgelegd in de Odoo-instellingen.
Zo kan de integratie eerst in een testomgeving worden voorbereid voordat ze wordt ingezet voor de productieve factuurverzending.
Automatisering in plaats van extra werk
Ons doel bij de ontwikkeling was niet om de boekhouder nog meer knoppen te geven.
Integendeel.
Het idee is:
Zo min mogelijk handmatig werk.
Een factuur wordt in Odoo aangemaakt.
De benodigde gestructureerde formaten worden automatisch gegenereerd.
Bij verzending worden de bijbehorende bestanden automatisch toegevoegd.
En bij overeenkomstig geconfigureerde Oostenrijkse klanten kan de factuur bovendien automatisch naar e-Rechnung.gv.at worden verzonden.
Juist deze automatisering maakt het verschil tussen een eenvoudige bestandsexport en een echt geïntegreerde e-factuuroplossing.
Gegevenskwaliteit wordt niet zomaar verhuld
Een belangrijk punt van onze implementatie is echter ook:
Een elektronische factuur is slechts zo goed als de gegevens waaruit ze wordt gegenereerd.
Daarom proberen we ontbrekende verplichte gegevens niet stilzwijgend door willekeurige waarden te vervangen.
Als bijvoorbeeld verplichte informatie voor ZUGFeRD of ebInterface ontbreekt, moet Odoo de gebruiker hierop attent maken.
Daartoe behoren bijvoorbeeld:
- ontbrekend land bij de klant
- ontbrekende belastinggegevens op factuurregels
- ontbrekende bankgegevens
Dat is volgens ons beter dan een formeel gegenereerde, maar inhoudelijk onjuiste elektronische factuur te verzenden.
Open source voor de Odoo Community
Ook dit project stellen we gratis als open source ter beschikking.
Waarom?
Omdat we zelf profiteren van open-sourcesoftware.
Odoo Community biedt een uitstekende basis voor ERP, boekhouding en bedrijfsprocessen. Als we in ons dagelijkse werk een functie missen, ontwikkelen we die.
En als de oplossing ook voor andere bedrijven interessant kan zijn, stellen we ze beschikbaar aan de community.
Dat is voor ons open source in de praktijk.
Oostenrijkse focus – maar niet alleen voor Oostenrijk
Het project heeft een duidelijk Oostenrijks zwaartepunt.
ebInterface en e-Rechnung.gv.at zijn met name interessant voor Oostenrijkse bedrijven.
De ZUGFeRD-ondersteuning is daarentegen ook relevant voor bedrijven buiten Oostenrijk.
Het project is daarmee niet uitsluitend een Oostenrijkse oplossing.
Juist de combinatie van gestructureerde factuurgegevens en een automatisch gegenereerd PDF/A-3-document kan ook voor andere Odoo-installaties interessant zijn.
Voor Odoo 19 Community
De modules zijn ontwikkeld voor Odoo 19 Community.
De repository bevat momenteel:
- l10n_at_ebinterface
- account_invoice_zugferd_ebinterface_auto
- l10n_at_erechnung_gv_at
De modules zijn van elkaar afhankelijk, zodat afhankelijk van het toepassingsgeval alleen de benodigde componenten hoeven te worden geïnstalleerd.
Onze bijdrage aan de community
We zien dit project niet als kant-en-klare commerciële software, maar als een bijdrage aan de verdere ontwikkeling van de Odoo-community.
Misschien heeft iemand alleen ebInterface nodig.
Misschien heeft een ander bedrijf ZUGFeRD nodig.
Misschien moet een bedrijf regelmatig facturen aan overheidsopdrachtgevers sturen via e-Rechnung.gv.at.
In alle drie de gevallen kan ons project een basis bieden.
En omdat de broncode openbaar beschikbaar is, kan elke gebruiker de oplossing controleren, aanpassen en verder ontwikkelen.
Open source betekent: samen beter worden
We zijn ervan overtuigd dat open source juist bij ERP-systemen een groot voordeel biedt.
Bedrijven hebben verschillende eisen.
Een oplossing die voor het ene bedrijf perfect werkt, moet voor een ander misschien worden aangepast.
Met een open broncode is dat mogelijk.
Daarom zijn we blij met:
- Feedback
- Bugrapporten
- Verbetervoorstellen
- Pull requests
- andere ondersteunde toepassingsgevallen
Een goede communityoplossing ontstaat niet per se bij de eerste commit.
Ze ontstaat door de verdere ontwikkeling door veel gebruikers en ontwikkelaars.
Het project gratis gebruiken
De volledige broncode is openbaar beschikbaar op GitHub:
GitHub – Odoo 19 Invoice E-Files
Daar vindt u ook de installatie-informatie en de documentatie van de afzonderlijke modules.
Voor de integratie van de Oostenrijkse e-Rechnung.gv.at-webservice is bovendien de Python-bibliotheek Zeep nodig.
Onze bijdrage aan een open Odoo-wereld
Met dit project willen we laten zien dat ook kleinere eigen ontwikkelingen meerwaarde kunnen creëren voor een hele community.
We hebben de modules oorspronkelijk ontwikkeld om concrete eisen op te lossen.
Nu stellen we deze oplossingen gratis ter beschikking aan alle gebruikers van Odoo 19 Community.
Zo kan van een individuele ontwikkeling een communityoplossing worden.
Odoo 19. Open source. Elektronische facturen. Oostenrijk. En gratis voor de community.
Juist daarvoor hebben we dit project gepubliceerd.