Uvoz bančnih izpiskov v Odoo je šele prvi korak. Pravi smisel nastane šele, ko je mogoče bančni promet zanesljivo dodeliti pravemu izdanemu računu, računu dobavitelja, dobropisu ali plačilu.
Prav tu v Odoo 19 Community manjka udobna možnost v uporabniškem vmesniku. Uvožene bančne postavke tako sprva ostanejo na vmesnem bančnem računu in jih je treba za nadaljnjo obdelavo dodeliti odprti knjižbi.
Za lastno namestitev Odoo 19 Community smo zato razvili Bank Statement Matcher. Ker ta težava ne zadeva le nas, modul brezplačno ponujamo na GitHubu pod prosto licenco AGPL-3.
Na projekt na GitHubu:
Odoo 19 Bank Statement Matcher
Od uvoza bančnih izpiskov do pravega računa
Z našim že objavljenim projektom Odoo 19 Bank Statement Import je v Odoo 19 Community mogoče brati različne formate bančnih izpiskov. Sem med drugim sodijo CAMT.053, CAMT.054, OFX in SWIFT MT940.
Novi Bank Statement Matcher ta uvoz dopolnjuje z naslednjim odločilnim delovnim korakom:
Kateri uvožen bančni promet sodi k kateri odprti postavki?
Modul preišče odprte terjatve in obveznosti, oceni možne zadetke in uporabnikom prikaže, zakaj je predlagana določena dodelitev. Predlog je mogoče preveriti, potrditi, popraviti ali nadomestiti z ročno izbiro.
Tako za Odoo 19 Community nastane neprekinjen potek dela:
uvoz bančnega izpiska
ugotavljanje možnih dodelitev
skupinski pregled predlogov
prevzem enoznačnih zadetkov
ročna obdelava nejasnih primerov
Kaj zmore Odoo 19 Bank Statement Matcher
Modul je bil razvit za praktično uporabo v računovodstvu. Med drugim podpira naslednje funkcije:
iskanje ustreznih računov, računov dobaviteljev, dobropisov in plačil
samodejno ugotavljanje predlogov za dodelitev ob ustvarjanju bančne postavke
razumljiv prikaz uporabljenega pravila dodelitve in njegove zanesljivosti
ponovno iskanje v poznejšem trenutku
posamična dodelitev ali skupna obdelava več bančnih postavk
ročna izbira odprte postavke, kadar noben predlog ne ustreza
preklic že opravljene dodelitve
prepoznavanje več enakovrednih zadetkov brez samovoljne odločitve
opozorila o ponudbah ali naročilih, za katera še ne obstaja odprta knjižba
neobvezna neposredna predaja iz uvoza bančnih izpiskov OCA v pogled dodeljevanja
slovenski prevod pri angleški izvorni kodi
Osrednji pregled je v Odoo dostopen v Računovodstvo → Računovodstvo → Dodeljevanje bančnih postavk. Tam je mogoče skupaj iskati in obdelovati še odprte bančne postavke.
Razumljiva dodelitev namesto črne skrinjice
Pri finančnih podatkih ne zadošča, da se predlaga kakršenkoli zadetek. Uporabniki morajo videti, zakaj naj bi bančni promet ustrezal določenemu dokumentu.
Bank Statement Matcher zato deluje z jasno opredeljenimi pravili in različnimi stopnjami zaupanja:
| Zaupanje | Pravilo | Pomen |
|---|---|---|
| 100 | Referenca | V besedilu knjižbe je bila najdena številka dokumenta, referenca plačila ali referenca izvora. |
| 80 | Partner in znesek | Poslovni partner in odprti znesek se ujemata. |
| 60 | Enoznačen znesek | Znesek natančno ustreza le eni odprti postavki. |
| 30 | Partner | Partner se ujema, znesek pa ne; to je le namig. |
Za vsak dnevnik je mogoče določiti, od katere stopnje zaupanja naprej se sme enoznačen predlog prevzeti prek skupinske akcije. Šibkejši zadetki ostanejo vidni, vendar jih je treba preveriti in potrditi posamično.
Pomembno je: modul ne knjiži brez nadzora v ozadju. Ustvarja predloge. Dodelitev se zgodi šele z zavestnim dejanjem uporabnika – posamično ali prek nadzorovane skupinske obdelave.
Upoštevajo se tudi zahtevne bančne reference
Banke referenc plačil ne prenašajo vedno v enotni obliki. Številka računa je lahko povezana z imeni, številkami ali drugimi podatki. Ločila lahko manjkajo ali so prikazana drugače kot v izvirnem dokumentu.
Matcher zato normalizira primerjalne vrednosti in upošteva tudi prehode med črkami in številkami. Tako je mogoče reference prepoznati na primer tudi, kadar so v bančnem besedilu pripete neposredno k drugim vsebinam.
Iskanje namenoma poteka od dokumenta Odoo k bančnemu besedilu. Tako se prepreči, da bi kratka, splošna zaporedja številk iz besedila knjižbe vodila do velikega števila neustreznih zadetkov.
Pravila niso omejena na določeno banko, določeno državo ali vnaprej predpisano shemo številčenja. Zato je modul zanimiv tudi za druge namestitve Odoo 19 Community.
Zakaj je ponovno iskanje pomembno
Vseh bančnih plačil ni mogoče dodeliti že ob uvozu. V praksi lahko plačilo prispe, preden je pripadajoči račun v Odoo ustvarjen ali knjižen. Tudi račun dobavitelja ali dobropis je lahko zabeležen šele pozneje.
Zato je mogoče bančne postavke s funkcijo „Ponovno iskanje“ v poznejšem trenutku znova preveriti. Takoj ko je ustrezna odprta postavka na voljo, lahko iz prej nedodeljivega bančnega prometa nastane enoznačen zadetek.
Če bančno besedilo na primer navaja ponudbo ali naročilo, za katero še ni računa in s tem tudi ne odprte postavke, modul poda koristen namig. Namesto da bi le prikazal „ni zadetka“, opozori, da je morda treba najprej ustvariti račun.
Varnost ima prednost
Napačna samodejna dodelitev lahko v računovodstvu povzroči več dela kot odprta bančna postavka. Bank Statement Matcher je zato namenoma zasnovan previdno:
Enako ocenjeni zadetki se ne razrešujejo samovoljno.
Šibki predlogi se prikažejo, vendar se prek skupinske akcije ne prevzemajo.
Pred dodelitvijo se znova preveri, ali je odprta postavka še na voljo.
Postavka, ki jo je medtem izravnal drug uporabnik, se ne obdela še enkrat.
Vsaka bančna postavka se obdela znotraj lastne varnostne točke baze podatkov (savepoint).
Napaka pri eni bančni postavki ne prepreči obdelave vseh drugih postavk.
Nepopolni stari podatki brez veljavnega datuma knjiženja se iz varnostnih razlogov izključijo.
Tako modul podpira avtomatizacijo tam, kjer prihrani čas, in zahteva ročno odločitev tam, kjer podatki niso dovolj enoznačni.
Sodelovanje z našim Bank Statement Import
Repozitorij sestavljata dva modula:
| Modul | Naloga |
|---|---|
| account_statement_matcher | Zagotavlja samo iskanje, ocenjevanje, preverjanje in dodelitev. Potrebuje le modul Odoo account. |
| account_statement_matcher_import_oca | Neobvezen most do uvoza bančnih izpiskov OCA. Po uvozu se neposredno odpre pogled dodeljevanja z novo uvoženimi postavkami. |
Neobvezni most se namesti samodejno, če sta prisotna tako Matcher kot modul OCA account_statement_import_file. Uvoz bančnih izpiskov in nadaljnja dodelitev tako neposredno sodelujeta.
Več o uvozu podprtih bančnih formatov najdete v našem prispevku:
Odoo 19 Bank Statement Import – naše razširitve za Odoo Community
Namestitev v Odoo 19 Community
Namestitev poteka kot pri običajnem dodatnem modulu Odoo:
Mape modulov kopirajte v nastavljeno pot dodatkov (addons) Odoo.
Posodobite seznam aplikacij v Odoo.
Namestite modul Bank Statement Matcher.
Za vsak bančni dnevnik določite, ali naj se ob uvozu iščejo predlogi.
Izberite želeno najmanjšo vrednost za nadzorovano skupinsko dodelitev.
Modul je bil razvit in preizkušen za Odoo 19.0 Community. Pred uporabo z drugimi različicami Odoo je treba zlasti preveriti spremembe notranjih računovodskih funkcij in funkcij usklajevanja.
Kot pri vsaki razširitvi na računovodskem področju priporočamo, da namestitev najprej preizkusite v testnem okolju s kopijo lastne zbirke podatkov in tipičnimi bančnimi izpiski.
Brezplačno in odprtokodno za skupnost Odoo Community
V družbi Biricon IT Services GmbH rešitve najprej razvijamo za konkretne zahteve iz lastnega poslovanja. Če iz tega nastane splošno uporaben modul, ga ne želimo skrivati v eni sami namestitvi.
Odoo 19 Bank Statement Matcher je zato brezplačno na voljo kot odprtokodni projekt. Izvorno kodo je mogoče pregledati, preveriti, prilagoditi in v okviru licence AGPL-3 razvijati naprej.
Naš cilj ni slepo avtomatizirati čim več odločitev o knjiženju. Želimo zmanjšati ponavljajoče se delo in hkrati poskrbeti, da finančne dodelitve ostanejo razumljive in nadzorovane.
Tako razumemo smiselen odprtokodni razvoj: rešiti resničen problem, rešitev pregledno dokumentirati in jo nato dati na voljo skupnosti.
Projekt, izvorna koda in sodelovanje
Celotna izvorna koda, napotki za namestitev in tehnična dokumentacija so na voljo na GitHubu:
Odpri Odoo 19 Bank Statement Matcher na GitHubu
Veselimo se izkušenj iz prakse, poročil o napakah, predlogov za izboljšave in prispevkov skupnosti Odoo Community.
Brezplačno. Razumljivo. Odprta koda. Za Odoo 19 Community.