Al vele jaren exploiteren we voor onze klanten een eigen GPS-trackingplatform: voertuigen en apparaten melden hun positie aan onze trackingserver, klanten zien hun wagenpark live op de kaart, houden rittenregistraties bij, definiëren geozones en worden bij alarmen op de hoogte gebracht. De gebruikersinterface daarvoor was een historisch gegroeide PHP-toepassing met eigen gebruikersbeheer, eigen facturatie en eigen rapportage – naast alles wat we verder in het bedrijf gebruiken.
Dat hebben we nu veranderd. De tracking is vanaf nu een module in onze Odoo 19 Community en daarmee onderdeel van hetzelfde systeem waarin ook klanten, contracten, facturen en support draaien. Voor onze trackingklanten betekent dat: één login, één interface, en de trackingfactuur staat waar alle andere facturen ook staan.
Waarom we de tracking naar Odoo hebben gehaald
Twee gescheiden systemen betekenen dubbele stamgegevens. Elke klant bestond één keer in de tracking en één keer in het ERP, elke adreswijziging moest twee keer worden doorgevoerd, en de factuurrun van de tracking genereerde documenten die daarna met de hand in de boekhouding terechtkwamen.
Met de verhuizing naar Odoo geldt nu een eenvoudig uitgangspunt: stamgegevens in Odoo, massagegevens buiten Odoo. Klanten, gebruikers, trackers, groepen, geozones, producten en prijzen staan in Odoo en zijn daar verbonden met boekhouding, portaal en rechtenbeheer. De positiegegevens – de eigenlijke datastroom van de apparaten, de klok rond – blijven in een eigen positieopslag. Een ERP-database is niet de juiste plek voor miljoenen GPS-punten, en hoeft dat ook niet te zijn.
De trackingserver die de apparaten opvangt, blijft door de overstap onaangeroerd. Juist dat heeft de ombouw pas echt realistisch gemaakt: de interface kon opnieuw worden gebouwd zonder de gegevensontvangst aan te raken.
Wat onze klanten nu in het portaal hebben
Trackingklanten melden zich aan in het Odoo-klantenportaal en vinden daar het onderdeel Tracking. Wie uitsluitend de tracking gebruikt, komt na het inloggen direct op de kaart terecht en ziet geen andere portaalinhoud.
Livekaart
De kaart toont alle eigen en gedeelde voertuigen met status (in beweging, stilstaand, offline), snelheid, rijrichting en omgezet adres. Posities komen in realtime binnen via een WebSocket-verbinding met de trackingserver – één enkele verbinding voor de hele installatie, niet één per geopende browser – en worden gefilterd verdeeld: elke klant krijgt alleen de voertuigen die van hem zijn of voor hem zijn gedeeld. Voertuigen bewegen vloeiend tussen twee meldingen in plaats van te verspringen.
Als basiskaarten kunt u kiezen uit OpenStreetMap, een terreinkaart, de officiële Oostenrijkse basemap inclusief luchtfoto en een zwart-witkaart; terrein en 3D-gebouwen kunnen als lagen worden bijgeschakeld. De weergave waarmee de kaart opent – kaarttype, uitsnede, standaardgroep – onthoudt Odoo per gebruiker.
Rittenregistratie met zakelijke en privéritten
Ritten worden op de server herkend, niet in de browser: een rit vindt ook plaats als niemand de kaart open heeft. Begin, einde, start- en bestemmingsadres, kilometerstand, afstand en duur worden per rit vastgelegd.
Elke rit kan worden ingedeeld als zakelijke rit of privérit – per rit, niet per voertuig, omdat dezelfde auto 's ochtends naar de klant rijdt en 's avonds naar huis en het onderscheid in Oostenrijk fiscaal relevant is. Bij het begin van een rit verschijnt op de kaart direct het venster voor de indeling; wie dat later doet, vindt de rit terug in de rittenregistratie, inclusief notitieveld. Bestuurders worden herkend via iButton-sleutelchips, als het voertuig daarmee is uitgerust.
Twee evaluaties staan klaar, beide als pdf en Excel:
- Individuele rittenregistratie – de ritten van één voertuig in de gekozen periode met route, indeling en notitie
- Wagenparkrittenregistratie – één regel per voertuig met rijtijd, afstand, de scheiding in zakelijke en privékilometers en het geëxtrapoleerde verbruik, plus groeps- en eindtotalen
Geozones en alarmen
Geozones worden rechtstreeks op de kaart getekend – als cirkel, vierkant of vrije polygoon – of overgenomen uit gedeelde sjablonen zoals “Oostenrijk” of “Wenen”. Per zone en voertuig kan worden vastgelegd of er bij binnenkomst of verlaten wordt gealarmeerd en waarheen: per sms, e-mail, webhook of als melding aan ons callcenter.
Alarmen – zonewisseling, snelheid, contact, spanningsverlies, noodoproep, beweging, offline – verschijnen als eigen records in Odoo, met tijdstip, positie en verwerkingsstatus.
Zoeken: welk voertuig was hier?
Er komt een bekeuring binnen, de meetplaats staat erop – maar welk voertuig was het? De zoekfunctie in het routeverloop beantwoordt precies dat: kies een punt op de kaart of een adres, beperk straal en periode, en de tracking toont welke voertuigen daar waren. De snelheidsmeetpunten uit OpenStreetMap staan daarvoor al als laag op de kaart.
Beheer door de klant zelf
Wat vroeger aan ons moest worden gedelegeerd, doen klanten nu in het portaal:
- Trackers activeren – IMEI van de sticker op het apparaat intypen, groep kiezen of nieuw aanmaken, klaar
- Trackers en groepen – benamingen, symbolen, groepstoewijzing, tankbeurten met hoeveelheid en prijs, evaluaties per voertuig
- Machtigingen – voertuigen delen met andere gebruikers of bedrijven, met leesrecht of schrijfrecht en de mogelijkheid om afzonderlijke velden zoals adres of kilometerstand te verbergen
- Geozones – tekenen, bewerken, alarmering vastleggen
- iButtons – sleutelchips aan de naam van de bestuurder koppelen
Wat er intern voor ons is veranderd
In de Odoo-backend is er het onderdeel Tracking met livekaart, trackerbeheer, alarmen, ritten, stamgegevens (groepen, geozones, apparaattypen, fabrikanten) en de facturering.
Trackerbeheer. Elk apparaat draagt IMEI, simkaartnummer, apparaattype, in- en uitgangen (contact, motorblokkade, standkachel en meer), kalibratie, kilometertellercorrectie, offlinedrempel en de parameters van de rittenregistratie. De chatterhistorie van Odoo legt elke wijziging vast.
Sms naar apparaten. Trackers worden per sms geconfigureerd. Het verzenden gebeurt nu vanuit Odoo, wordt volledig vastgelegd en is beveiligd tegen verkeerd gebruik: een bovengrens per verzendactie voorkomt dat één klik honderden betaalde berichten activeert, en onvolledige telefoonnummers worden helemaal niet doorgegeven.
Callcenter. Diefstal- en ongevalsmeldingen verschijnen als dossiers met voertuiggegevens, contactgegevens van de eigenaar en een begeleid verloop: eigenaar bereikt? Vals alarm? Verdere maatregelen? Elke stap wordt vastgelegd, en de verantwoordelijke medewerkers krijgen een pushmelding.
Facturering. De factuurrun houdt rekening met alle trackers waarvan de volgende factureringsdatum is bereikt, en maakt daar conceptfacturen van in Odoo – met eindklant- of partnerprijs. De vrijgave blijft bewust bij de boekhouding: de run boekt niets, hij bereidt voor. Factureringsinterval, product en volgende datum hangen aan de tracker; na de run staan de factuurregels direct bij het apparaat.
De architectuur erachter
GPS-apparaten
│
▼
Trackingserver ──► Positieopslag Odoo 19 Community
(ongewijzigd) nu: bestaande ├─ Stamgegevens (trackers, klanten, geozones)
database ├─ Klantenportaal /my/ortung
later: PostGIS ├─ Backend Tracking / …
▲ ├─ Facturering (conceptfacturen)
└── alleen lezen ─┘
De toegang tot posities loopt uitsluitend via een uitwisselbare interface. Vandaag leest Odoo uit de bestaande trackingdatabase, die de trackingserver ongewijzigd blijft vullen. De overstap naar een eigen PostGIS-server is daarmee een configuratiewijziging, geen ombouw – ruimtelijke evaluaties zoals geozonecontroles rekent PostGIS dan zelf uit. Voor ontwikkeling en training is er bovendien een demo-opslag met synthetische gegevens, waarmee de module ook zonder trackingserver draait.
Adressen worden via een eigen geocoder omgezet en in Odoo gecachet, afgerond op ongeveer elf meter: een stilstaand voertuig wordt niet bij elke GPS-ruis opnieuw omgezet, en de kaart hangt niet af van de responstijd van een externe dienst.
Hoe de overstap is verlopen
We zijn niet in één keer overgestapt, maar stap voor stap volgens het strangler-patroon: het oude systeem bleef functioneren, een reverse proxy bepaalde per pad wie antwoordt, en de nieuwe kaart draaide eerst voor een pilotgroep in parallelbedrijf naast de oude.
De overname van de stamgegevens was daarbij het meest delicate onderdeel. Een migratiescript leest klanten, gebruikers, trackers, groepen en geozones uit de oude toepassing en maakt ze aan in Odoo – herhaalbaar als delta-run, met de oude identificatie als sleutel. Omdat veel trackingklanten in Odoo al lang als partner bestonden, stelt een assistent koppelingen voor die afzonderlijk moeten worden bevestigd: een verkeerd gekoppeld bedrijf zou voertuigen van anderen te zien krijgen, en dat is duurder dan een dubbel record.
Wat bewust niet is meeverhuisd: de dubbele codebasis voor desktop en mobiel (de Odoo-frontend is responsief), de eigen vertaaltabel, het eigen rechten- en sessiebeheer en een dozijn rapporten die in de praktijk niemand meer opende.
Wat dit voor u als klant betekent
Als u trackingklant bij ons bent, heeft u uw portaaltoegang al ontvangen of krijgt u die de komende weken. Uw voertuigen, groepen, geozones en machtigingen zijn overgenomen; de rittenregistratie loopt naadloos door.
U vindt in één portaal uw tracking, uw facturen en uw supportaanvragen. En als u meer wilt dan tracking – helpdesk, onderhoudscontracten, projectfacturering – is het hetzelfde systeem.
Vragen over de overstap beantwoorden we graag. En wie voor het eigen bedrijf een voertuigtracking zoekt die met het ERP is verbonden in plaats van ernaast te staan: neem contact met ons op.